Een dossier is geen eenmalig document. Het hoort bij een product dat verandert, en het moet jaren na de laatste verkoop nog kloppen.
Wat je bijhoudt
Een register van je modellen, met per model de uitvoering, de leverancier, de rapporten en de productiedata.
De versies van je documenten, met een datum en wat er is gewijzigd.
De einddatum van de bewaartermijn per model.
De controledatum waarop je de normenlijst voor het laatst hebt nagekeken. Zie De datums bij een norm lezen.
Wanneer je hem bijwerkt
Bij een nieuwe productieronde, bij een gewijzigd onderdeel, bij een nieuwe leverancier, bij een nieuwe versie van een norm, en bij een wijziging van je verpakking of handleiding.
De beslisregel
Verandert er iets aan het product, dan is het een nieuw model met een nieuw nummer, tenzij je kunt onderbouwen dat de wijziging geen enkele eis raakt. Die onderbouwing schrijf je op, want anders is het een aanname. Zie Het modelnummer bedenken.
Wat er bij een tweede leverancier gebeurt
Dan begint je dossier op de technische kant opnieuw. Dezelfde specificaties bij een andere fabriek zijn andere onderdelen en dus andere metingen. Dat is een kostenpost die bij het overstappen hoort.
Waarom de bewaartermijn in je agenda hoort
Omdat hij doorloopt nadat je het product niet meer verkoopt. Een dossier weggooien omdat het product uit je assortiment is, is de fout die je pas merkt als er een klacht komt over een oud exemplaar.
Hoe je het praktisch inricht
Eén map per model, met vaste submappen in de volgorde van de opsomming uit je richtlijn, en één overzichtsblad met de lijst van toegepaste normen. Zie De lijst van toegepaste normen.
Wat je met meerdere producten doet
Hetzelfde, per product. De opzet is één keer werk en daarna is elk volgend product een kopie van de structuur, en dat is de reden dat het tweede product veel sneller gaat dan het eerste.
Waar de grens van zelf doen ligt
Het bijhouden is helemaal je eigen werk en hoort bij je bedrijfsvoering. Wat je uitbesteedt, zijn de tests en de beoordeling; het beheer van de map niet.
Waar je hier meer over leert
In de kennisbank, reeks Van productidee tot verkoop, onderdeel Certificeringen. Daar legt onze certificeringspartner dit uit, met de wildcamera als voorbeeld.