Je transport- en douanestukken hou je zeven jaar. Dat is een administratieve verplichting en het is ook je eigen belang.
Wat je bewaart
De commercial invoice en de betalingsbewijzen.
De packing list met de maten en het gewicht.
Het vrachtdocument. Zie De bill of lading.
De aangifte en de uitnodiging tot betaling. Zie De uitnodiging tot betaling en de toestemming tot wegvoering.
De facturen van je forwarder, per post.
De HS-code met de onderbouwing en de datum waarop je hem hebt opgezocht.
Een eventuele bindende tariefinlichting. Zie Een BTI aanvragen voor zekerheid.
Waarom zeven jaar
Omdat de bewaarplicht voor je administratie in Nederland zeven jaar is. Douane- en fiscale stukken horen daarbij, en een navordering kan jaren na een zending komen.
De beslisregel
Bewaar per zending één map met al deze stukken, en niet per documenttype. Bij een vraag over een zending van twee jaar terug wil je één map openen en niet zeven mappen doorzoeken.
Wat je erbij zet
Je eigen berekening en het verschil met de factuur, per post. Dat is geen verplichting en het is het meest bruikbare wat er in die map zit. Zie Waarom je berekening kan afwijken van je factuur.
Waarom de HS-code-onderbouwing erin hoort
Omdat je bij een correctie moet kunnen laten zien waarop je indeling berustte. Een indeling die onderbouwd was, wordt anders behandeld dan een die overgenomen was. Zie De HS-code van je leverancier controleren.
Wat dit naast je andere dossier staat
Naast je technisch dossier voor de certificering, dat een eigen bewaartermijn heeft. Twee mappen per product, met verschillende termijnen. Zie Hoe je het dossier bijhoudt uit de collectie over certificeringen.
Hoe je het praktisch inricht
Eén map per zending, met de zendingsnaam en de datum, en één overzichtsblad met per zending het volume, de kosten en de kosten per stuk. Dat blad is bij je volgende inkoopbeslissing het meest waard.
Goed om te weten
Digitaal bewaren mag. Wat moet, is dat de stukken volledig en leesbaar blijven en dat je ze binnen een redelijke termijn kunt overleggen.
Waar je hier meer over leert
In de kennisbank, reeks Van productidee tot verkoop, onderdeel Forwarding. Daar legt onze forwardingpartner dit uit, met de wildcamera-zending als voorbeeld.