Maak afspraken via tekst en niet via een gesprek. Niet omdat bellen niet mag, maar omdat het Engels van je contactpersoon schriftelijk beter is dan mondeling.
Waarom tekst beter werkt
Wie kan schrijven, heeft vaak redelijk Engels in huis. Datzelfde Engels ter plekke moeten spreken is een ander vak: dan wordt iemand nerveus en heeft hij weinig vertrouwen in zijn eigen taal. Dat levert antwoorden op die vager zijn dan nodig.
Waar je dan werkt
Alibaba-chat in het begin, en daarna WeChat, want daar gebeurt in China alles. Voor de definitieve afspraken gebruik je e-mail. Zie WeChat vragen en waarom.
De beslisregel
Alles wat je later moet kunnen aantonen, gaat per e-mail. WeChat is voor het dagelijkse contact en het snelle heen en weer; e-mail is voor wat er is afgesproken. Een e-mail is terug te vinden en niet tegen te spreken, en er zit geen interpretatie in.
Waarvoor bellen wél goed is
Voor de relatie. Een gesprek over iets anders dan het product, over hoe het gaat, over hobby's, telt mee in het opbouwen van vertrouwen. Doe dat dus, maar maak er geen zakelijke afspraken in. Zie Guanxi: waarom een relatie maanden tot jaren kost.
Wat je in de tekst zelf doet
Schrijf eenvoudig en expliciet. Geen beeldspraak, geen ironie, geen dubbele ontkenningen. Herhaal liever een gegeven dan dat je verwijst naar iets eerder in het gesprek.
Wanneer je toch moet bellen
Als er iets misgaat en het snel moet. Vat dan na het gesprek per e-mail samen wat je hebt afgesproken en vraag om een bevestiging. Zonder die bevestiging is er niets afgesproken.
Goed om te weten
Reken erop dat jouw Engels beter is dan dat van je contactpersoon, hoe je eigen niveau ook is. Het Engels in China is de laatste jaren sterk verbeterd, mede door de investeringen rond de Olympische Spelen van 2008, maar het ligt gemiddeld lager dan hier.
Waar je hier meer over leert
In de kennisbank, reeks Van productidee tot verkoop, onderdeel Sourcing. Daar legt onze sourcingpartner dit uit, met voorbeelden uit de praktijk.