Je eerste bericht heeft een vaste opbouw. Wie je bent, wat je bedrijf doet, wat je zoekt, en wat je precies nodig hebt.

1. Wie je bent. Je naam en je functie, en die functie is inkoper. Zie Waarom je geen directeur bent maar inkoper.

2. Wat je bedrijf doet. Kort: wat je verkoopt, op welke kanalen, en hoe lang. Feitelijk, zonder op te blazen. Zie Je prestaties noemen zonder te overdrijven.

3. Wat je zoekt. Het producttype in één regel, zodat de ontvanger meteen weet of hij de juiste partij is.

4. Wat je nodig hebt. Je specificatielijst en je aanpassingen. Zie Wat er in je specificatielijst hoort.

Omdat de ontvanger drie dingen wil weten voordat hij tijd in je steekt: of je een echt bedrijf bent, of je bij zijn product past, en of je weet wat je wil. Alle drie staan in de eerste vijf regels.

Als de ontvanger na het lezen niet weet wat hij moet quoteren, is je bericht te vaag. Een bericht met alleen do you sell wildlife cameras levert een prijslijst op die niets met jouw product te maken heeft.

Zakelijk en beknopt. Geen uitleg over hoe het in Europa gaat en geen belofte over toekomstige volumes die je niet hard kunt maken. Zie Waarom je niet uitlegt hoe het in Europa gaat.

Bij een technisch product met veel aanpassingen. Dan wordt de specificatielijst langer, maar de introductie blijft even kort: de lijst hoort onderaan of als bijlage, niet in de eerste alinea.

Wachten, en niet gaan aandringen. Zie Waarom je nooit je haast laat zien.

Schrijf in eenvoudig Engels, met korte zinnen. Je gesprekspartner leest het vaak in een tweede taal, en een ingewikkelde zin levert een verkeerd antwoord op.

In de kennisbank, reeks Van productidee tot verkoop, onderdeel Sourcing. Daar legt onze sourcingpartner dit uit, met voorbeelden uit de praktijk.

https://dashboard.marktmentor.nl/dashboard/kennisbank/tot-lancering/sourcing