Wat niet in een e-mail staat, is niet afgesproken. Dat is geen wantrouwen maar de manier waarop je later ergens op kunt terugvallen.
Wat er in die e-mail staat
Het product met alle specificaties en de waarden erbij.
De aanpassingen: logo, verpakking, handleiding, kleur.
Het aantal en de prijs per stuk, met de staffel.
De eenmalige kosten: gereedschap, sample, ontwerp.
De productietijd en vanaf welk moment die loopt.
De betalingsverdeling en waaraan het tweede deel gekoppeld is.
De bedrijfsnaam en de bankgegevens.
Wat er met de kwaliteitscontrole gebeurt.
Waarom e-mail en niet de chat
Omdat een chatgesprek niet doorzoekbaar is, geen bijlagen bewaart en bij een wisseling van contactpersoon verdwijnt. Zie Waarom je zakelijke afspraken schriftelijk maakt en niet telefonisch.
De beslisregel
Je betaalt de aanbetaling pas als deze e-mail is teruggestuurd en bevestigd. Ontbreekt er een punt in hun antwoord, dan is dat punt niet afgesproken, ook al is het in de chat besproken.
Hoe je het opschrijft
Als een genummerde lijst en niet als lopend verhaal. Dan kan de ontvanger per punt antwoorden en zie je meteen welk punt hij oversloeg. Zie Waarom clarificeren voor onderhandelen komt.
Wanneer je het opnieuw doet
Bij elke wijziging. Verandert het aantal, de kleur of de verpakking, dan stuur je een nieuwe versie van de hele lijst en niet alleen het gewijzigde punt.
Wat dit met de relatie doet
Niets negatiefs, als je het zakelijk houdt. Een lijst ter bevestiging is normaal en wordt daar ook zo gelezen. Wat wel schaadt, is een verwijt achteraf over iets wat nooit is vastgelegd. Zie Direct zijn en iemand beschuldigen.
Goed om te weten
Bewaar deze e-mail bij je transportdocumenten. De omschrijving, de aantallen en de waarde heb je bij de inklaring nodig. Zie de collectie over forwarding.
Waar je hier meer over leert
In de kennisbank, reeks Van productidee tot verkoop, onderdeel Sourcing. Daar legt onze sourcingpartner dit uit, met voorbeelden uit de praktijk.